Rekrutmen Pegawai Dalam Organisasi

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Organisasi publik mangadakan proses rekrutmen pegawai untuk menambah, mempertahankan atau menyesuaiakan tenaga kerja menurut kebutuhan-kebutuhan SDM. Keberhasilan dari rekrutmen sangat ditentukan oleh kematangan perencanaan SDM sebelumnya. Apabila tesedia sebuah rencana yang jelas dan matang, maka terjadinya kesalahan dalam proses rekrutmen dapat dikendalikan oleh organisasi publik.

Pegawai merupakan sumber daya paling penting dalam organisasi publik. Pegawai yang baik dan memenuhi persyaratan, hanya akan dapat diperoleh melalui proses rekrutmen yang efektif. Untuk dapat melakukan proses rekrutmen secara efektif harus tersedia informasi akurat dan berkelanjutan mengenai jumlah dan kualifikasi individu yang diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas pokok dan fungsi dalam organisasi.

Proses rekrutmen dimulai pada waktu mencari pelamar dan berakhir ketika pelamar mengajukan lamaran-lamarannya. Artinya, dapat dikatakan bahwa langkah selanjutnya setelah proses rekrutmen, yaitu seleksi, bukan lagi merupakan bagian dari rekrutmen. Jika proses rekrutmen ditempuh dengan tepat dan baik, hasilnya ialah adanya sekelompok pelamar yang kemudian diseleksi guna menjamin bahwa hanya yang paling memenuhi persyaratanlah yang diterima sebagai pekerja dalam organisasi yang memerlukannya.

Berbagai langkah yang diambil dalam proses rekrutmen merupakan salah satu tugas pokok tenaga spesialis yang dikenal dengan istilah pencari tenaga kerja. Para pencari tenaga kerja harus dapat memahami dan menentukan metode rekrutmen yang akan digunakan. Jika mereka mampu memilih metode rekrutmen yang tepat, hasilnya adalah terjaringnya sekelompok pelamar yang dianggap paling memenuhi berbagai persyaratan untuk mengisi berbagai lowongan yang terdapat dalam suatu organisasi. Namun, mereka belum tentu selalu memahami persyaratan teknis yang diperlukan, karena meskipun mereka memang ahli dalam semua segi proses rekrutmen tetapi belum tentu dalam segi-segi teknikal dari semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam organisasi.

B.       Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut :

1.      Apa yang dimaksud dengan rekrutmen?

2.      Tujuan diadakan rekrutmen?

3.      Bagaimana kendala-kendala dalam rekrutmen?

4.      Bagaimana teknik-teknik rekrutmen pegawai?

5.      Mengapa perlu mengadakan proses rekrutmen?

 

PEMBAHASAN

A.      Pengertian Rekrutmen

Melalui rekrutmen organisasi dapat melakukan komunikasi dengan pihak-pihak tertentu untuk memperoleh sumber daya manusia yang potensial, sehingga akan banyak pencari kerja dapat mengenal dan mengetahui organisasi yang pada akhirnya akan memutuskan kepastian atau tidaknya dalam bekerja.

Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut para ahli, sebagai berikut:

a.    Henry Simamora (1997:212) dalam buku koleksi digital Universitas Kristen Petra menyatakan bahwa “Rekrutmen (Recruitment) adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.”

b.    Drs. Fautisno Cardoso Gomes (1995:105) menyatakan bahwa “rekruitmen merupakan proses mencari, menemukan dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi.”

c.    Menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227) dalam Nanang Nuryanta (2008) rekrutmen antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.

d.   Menurut Noe at. all ( 2000 ) rekrutmen didefinisikan sebagai pelaksanaan atau aktifitas organisasi awal dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja yang potensial.

e.    Menurut Ivancevich dan glueck (dalam Sukamti,1989:1 33) rekrutmen adalah serentetan kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk menarik calon pegawai yang memiliki kemampuan dan sikap yang dibutuhkan untuk membantu mencapai tujuannya.

f.     Menurut Schuler dan Youngblood (dalam Sukamti, 1989:1 33) rekrut (recruitmen) adalah serentetan kegiatan dan proses yang digunakan untuk mendapatkan secara sah orang-orang yang tepat dan dalam jumlah yang cukup. Pada tepat dan waktu yang tepat sedemikian sehingga orang dan organisasi dapat memilih satu dengan lainnya sesuai dengan keinginan mereka dalam jangka waktu pendek dan panjang.

Jadi rekrutmen adalah kegiatan mencari, menarik pekerja baru yang memiliki kemampuan, keahlian dan pengetahuan serta memenuhi syarat tertentu dari suatu organisasi untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.

B.       Tujuan Rekrutmen

Program rekrutmen yang baik perlu melayani banyak tujuan. Tujuan rekrutmen sering disebutkan adalah memikat sekumpulan besar pelamar kerja, namun kumpulan-kumpulan pelamar tersebut sedemikian besarnya sehingga sangat mahal biaya untuk pemrosesan. Untuk itu aktivitas rekrutmen perlu memantapkan tujuan-tujuannya. Adapun tujuan rekrutmen adalah meliputi :

a.    Rekrutmen sebagai alat keadilan sosial

Rekrutmen yang bertujuan pencapaian keadilan sosial lebih berpihak pada kepentingan publik secara umum, bukan melihat pada kepentingan spesifik yang harus dicapai oleh organisasi. Rekrutmen dilakukan dengan memberikan pertimbangan proporsional kepada pihak yang perlu dilindungi, yang sangat mungkin berposisi sebagai pihak dirugikan akibat rekrutmen, apabila dibiarkan.

b.    Rekrutmen sebagai teknik untuk memaksimalkan efisiensi

Rekrutmen yang bertujuan untuk memaksimumkan efisiensi merupakan sebuah rekrutmen yang biasanya dilakukan secara ketat. Tujuan rekrutmen dapat menjaring calon pegawai yang berkualitas, sehingga jika diterima kelak dapat memenuhi tuntutan organisasi.

c.    Rekrutmen sebagai strategi responsivitas politik

Rekrutmen yang bertujuan untuk responsivitas politik, hal ini disesuaikan dengan gejolak di suatu Negara, masalah-masalah diperbatasan, perubahan kebijakan publik yang dibuat. Dengan kondisis yang berubah-ubah sangat mungkin kebutuhan SDM secara sektoral berubah-ubah pula.

Sedangkan Menurut Henry Simamora (1997:214) rekrutmen memiliki beberapa tujuan, antara lain sebagai berikut:

·      Untuk memikat sebagian besar pelamar kerja sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.

·      Tujuan pasca pengangkatan adalah penghasilan karyawan-karyawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.

·      Meningkatkan citra umum organisasi, sehingga para pelamar yang gagal mempunyai kesan-kesan positif terhadap organisasi atau perusahaan.

C.      Berbagai Kendala Dalam Rekrutmen

Berbagai penelitian dan pengalaman banyak orang dalam hal rekrutmen menunjukkan bahwa kendala yang biasa dihadapi itu dapat mengambil tiga bentuk, yaitu kendala yang bersumber dari organisasi yang bersangkutan sendiri, kebiasaan para pencari tenaga kerja sendiri dan faktor-faktor eksternal yang bersumber dari lingkungan dimana organisasi bergerak.

1.      Faktor-faktor Organisasional

Berbagai kebijaksanaan yang ditetapkan dan diberlakukan dalam suatu organisasi dimaksudkan agar organisasi yang bersangkutan semakin mampu mencapai berbagai tujuan dan sasarannya. Namun, mungkin saja berbagai kebijaksanaaan tersebut membatasi ruang gerak para pencari tenaga kerja baru. Beberapa kebijaksanaan yang mungkin menjadi kendala dalam proses rekrutmen.

a.    Kebijaksanaan Promosi Dari Dalam

Dengan kebijaksanaan “promosi dari dalam”, para pekerja dapat meningkatkan semangat kerjanya karena prospek kariernya yang semakin cerah. Namun, jika dalam suatu organisasi dianut kebijaksanaan bahwa dalam hal terjadinya lowongan, lowongan itu diisi oleh para pekerja yang sudah menjadi karyawan organisasi, tentunya para pencari tenaga kerja tidak usah lagi berpaling ke sumber-sumber tenaga kerja di luar organisasi.

b.    Kebijakan Tentang Imbalan

Setiap organisasi tentunya mempunyai kebijaksanaan tentang upah dan gaji yang diberikan kepada karyawannya sebagai imbalan atas waktu, tenaga, keahlian dan ketrampilan serta jasa-jasa lainnya yang mereka berikan kepada organisasi. Namun, yang dimaksud dengan sistem imbalan dalam pengelolaan sumber daya manusia tidak terbatas hanya pada upah dan gaji saja, tetapi mencakup pula berbagai kompensasi materiel lainnya seperti berbagai bentuk tunjangan. Kebijaksanaan di bidang kompensasi ini dapat menjadi kendala bagi para pencari tenaga kerja baru karena mereka hanya menawarkan tingkat penghasilan tertentu kapada pelamar berdasarkan kebijaksanaan yang berlaku bagi organisasi. Padahal tidak mustahil adanya pelamar yang dianggap sangat pantas untuk mengisi lowongan tertentu karena kemampuannya, mungkin saja dia menuntut tingkat imbalan yang lebih tinggi dari yang diberikan oleh organisasi.

c.    Kebijaksanaan Tentang Status Kepegawaian

Maksudnya ialah ketentuan tentang apakah para pegawai harus bekerja penuh bagi organisasi ataukah bekerja separuh waktu. Jika status kepegawaian adalah pegawai purna waktu, berarti organisasi tidak akan merekrut karyawannya bekerja  separuh waktu dan juga tidak membenarkan karyawannya bekerja di tempat lain, meskipun pada waktu senggangnya.

d.    Rencana Sumber Daya Manusia

Suatu rencana sumber daya manusia biasanya memberi petunjuk tentang lowongan yang bagaimana sifatnya yang diisi melalui promosi dari dalam dan lowongan yang bagaimana akan diisi melalui rekrutmen tenaga kerja dari luar. Rencana demikian membatasi langkah dan tindakan yang ditempuh para pencari kerja.

2.      Kebiasaan Pencari Tenaga Kerja

Pada suatu organisasi biasanya terdapat sekelompok pegawai yang tugas utamanya adalah melakukan rekrutmen, yaitu mereka adalah tenaga spesialis yang memahami berbagai segi proses rekrutmen. Sebagai pencari tenaga kerja mereka harus mampu bertindak dan berpikir rasional. Tetapi karena berbagai factor, seperti latar belakang pendidikan dan pengalaman, para pencari kerja tersebut mungkin sudah mempunyai kebiasaan-kebiasaan tertentu. Kebiasaan-kebiasaan tersebut tentu ada seegi positif dan segi negatifnya.

Segi positifnya yaitu bahwa proses rekrutmen dapat berlangsung relative cepat karena pengetahuan dan pengalamannya, para pencari kerja telah menguasai rencana sumber daya manusia dalam organisasi, mengetahui preferensi para manajer yang kelak akan membawahi tenaga kerja baru dan juga mereka telah menguasai metode rekrutmen yang paling tepat digunakan sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang akan dilakukan.

Segi negatifnya adalah kecerendungan berbuat kesalahan yang sama terutama apabila kesalahan yang pernah dibuat tidak mempunyai dampak negative kuat bagi organisasi. Segi negative lain adalah sikap pandang enteng terhadap tugasnya sehingga usaha rekrutmen dihentikan apabila telah ada lamaran yang masuk dan tidak lagi berusaha mencari alternative lamaran sehingga yang benar-benar terbaiklah yang direkrut.

3.      Kondisi Eksternal (Lingkungan)

Tidak ada satupun organisasi yang boleh mengabaikan apa yang terjadi di sekitarnya. Artinya dalam mengelola organisasi, factor-faktor eksternal atau lingkungan harus selalu mendapat perhatian. Juga dalam hal merekrut tenaga kerja baru. Contoh dari factor eksternal dalam proses rekrutmen antara lain :

a.    Tingkat pengangguran

Apabila tingkat pengangguran tinggi, maka para pencari tenaga kerja dapat bertindak lebih selektif karena banyaknya pencari pekerjaan yang melamar, mungkin banyak diantaranya yang memenuhi persyaratan melebihi ketentuan organisasi untuk mengisi lowongan yang tersedia.

Sebaliknya, apabila tingkat pengangguran rendah, maka para pencari tenaga kerja tidak tepat jika “jual mahal” karena para pencari pekerjaan tidak terlalu sikar memperoleh pekerjaan sesuai dengan pendidikan, pelatihan dan pengalamannya.

b.    Kedudukan organisasi pencari tenaga kerja baru via a vis organisasi lain yang bergerak di bidang kegiatan yang sama atau menghasilkan barang dan jasa sejenis. Posisis organisasi dibandingkan dengan organisasi lain yang bergerak dalam kegiatan sejenis dapat digolongkan pada tiga keadaan: lebih kuat, relatif sama atau lebih rendah. Kedudukan relatif suatu organisasi menentukan sikap para pencari tenaja kerja dalam menyelenggarakan rekrutmen.

c.    Langka tidaknya keahlian atau ketrampilan tertentu

Di pasaran kerja, tersedia tidaknya orang yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan tertentu bukanlah hal yang konstan. Artinya, bisa saja terjadi bahwa pada suatu ketika terjadi kelangkaan orang yang memiliki keahlian atau ketrampilan tertentu. Dalam hal ini, sikap dan tindakan para pencari tenaga kerja baru pasti berbeda dengan jika tidak menghadapi suasana kelangkaan.

d.   Proyeksi angkatan kerja pada umumnya

Berkaitan dengan factor demografi, seperti laju pertumbuhan pendudukan, komposisi penduduk, jumlah dan jenis luaran lembaga-lembaga pendidikan, presentase penduduk yang termasuk kategori angkatan kerja dan sebagainya. Para pencari tenaga kerja akan dapat memperkirakan apakah jumlah pelamar akan banyak atau tidak dan dengan kualifikasi yang bagaimana.

e.    Peraturan perundang-undangan di bidang ketenagakerjaan

Berbagai peraturan perundang-undangan merupakan faktor eksternal yang harus diperhitungkan dan ditaati. Misalnya mengenai upah minimum, upah lembur, ketentuan memperkejakan wanita dalam presentase tertentu, larangan mempekerjakan wanita di malam hari, hak cuti pegawai, ketentuan mengenai cuti hamil bagi wanita yang sudah menikah, juga larangan atau pembenaran mempekerjakan tenaga asing.

f.     Praktek rekrutmen oleh organisasi-organisasi lain

Teori manajemen sumber daya manusia menekankan pentingnya pengelolaan sumber daya manusia diselenggarakan berdasarkan norma-norma etika yang berlaku di masyarakat. Akan tetapi pengalaman menunjukkan tidak selalu demikian. Itulah sebabnya selalu terjadi praktek-praktek pengelolaan organisasi, termasuk dalam hal rekrutmen yang melanggar norma-norma etika tersebut.

g.    Tuntutan tugas yang kelak akan dikerjakan oleh para pekerja baru

Dalam hal ini terlihat bahwa pentingnya arti peranan informasi tentang analisis pekerjaan. Dengan informasi, para pencari tenaga kerja tidak lagi berpedoman kepada keinginan para manajer yang akan mempekerjakan tenaga baru kelak, tetapi memperhitungkan faktor-faktor lain yang memang harus diperhitungkan.

Hal penting yang perlu perhatian antara lain:

·      Para manajer yang memerlukan tenaga kerja baru sering hanya mengatakan agar para pencari tenaga kerja berusaha mencari tenaga kerja baru yang paling memenuhi syarat.

·      Sering dalam mengelola sumber daya manusia pengertian “berpengalaman sekian tahun” diartikan dengan “memiliki masa kerja sekian tahun”, padahal kedua hal itu berbeda.

·      Mencari tenaga kerja yang sudah berpengalaman memerlukan waktu, tenaga dan biaya yang besar. Maka pengalaman yang dipersyaratkan benar-benar dituntut oleh pekerja yang sedang lowong.

·      Tenaga kerja yang sudah berpengalaman akan menuntut imbalan yang cukup tinggi. Jika tidak yang bersangkutan mungkin tidak berminat bekerja pada organisasi yang berusaha merekrutnya.

·      Jika ternyata kemudian bahwa tenaga kerja baru itu dipekerjakan pada satuan kerja yang tidak menuntut pengalaman, sangat mungkin tenaga kerja baru akan bosen atau bahkan tidak berahan lama dalam organisasi.

Berbagai kendala yang mungkin dihadapi dalam merekrut tenaga kerja harus dipertimbangkan secara matang karena hanya dengan demikianlah waktu, tenaga dan biaya yang dikeluarkan sepadan dengan hasil yang dicapai, yaitu tersedianya tenaga kerja baru yang memenuhi berbagai persyaratan dan tuntutan tugas yang akan dilaksanakan.

D.      Teknik-teknik Rekrutmen Pegawai

Perekrutan pegawai yang dilakukan oleh organisasi publik maupun swasta mengenal teknik-teknik sebagai berikut:

1.    Centralized Recruitment Techniqiue (Teknik Rekrutmen yang Disentralisasikan)

Jika dalam suatu instansi mempunyai pegawai dalam jumlah besar dan masih memerlukan pegawai dalam jumlah banyak, maka untuk merekrut lebih baik memilih teknik rekrutmen tersentralisasi. Rekrutmen ini lebih efisien mengingat rekrutmen dapat merekrut sejumlah besar pegawai untuk memenuhi kebutuhan beberapa departemen. Departemen personalia secara periodik mengestimasikan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Dalam kenyataannya, memprediksi kebutuhan pegawai secara akurat tidak sederhana. Manajer personalia pusat cenderung overestimate karena berpandangan lebih baik kelebihan daripada kurang, sehingga mengurangi jumlah pelamar.

2.    Decentralized Recruitment Techniqiue (Teknik Rekrutmen yang Didesentralisasikan)

Teknik rekrutmen yang didesentralisasikan biasanya dipergunakan oleh instansi-instansi yang relatife lebih kecil, untuk kebutuhan-kebutuhan rekrutmen yang bersifat terbatas dan dalam suatu instansi memilki berbagai tipe pegawai. Rekrutmen semacam ini dipergunakan untuk posisi-posisi yang bersifat khusus, misalnya untuk jabatan-jabatan profesional, ilmiah, atau administratif untuk instansi tertentu.

Pada sistem terdesentralisir ini setiap agen publik akan menempuh langkah-langkah rekrutmen. Manajer personalia akan bekerja langsung sebagai pengawas dalam rekrutmen. Hampir semua instansi akan mempergunakan teknik rekrutmen terdesentralisir. Pertimbangan yang dipergunakan untuk memilih teknik adalah bahwa dengan teknik ini instansi dapat secara langsung mengendalikan proses rekrutmen. Kelemahan dalam teknik terdesentralisir adalah hubungan dengan pemerintah pusat akan terputus, sehingga pemerintah pusat kehilangan kendali dalam proses rekrutmen.

3.    Name Request

Teknik Name Request (kombinasi antara politik dan pelayanan sipil). Teknik kombinasi antar politik dan sipil merupakan proses rekrutmen yang melibatkan nilai-nilai political responsiveness dan managerial efficiency. Khusunya untuk lowongan-lowongan jabatan profesional dan administratif tingkat atas, sistem ini lebih banyak dipergunakan tingkat atas, teknik name request ini sering dipergunakan, walaupun teknik ini tidak terlepas dari kelemahan-kelemahan.

Kelemahan-kelemahan tersebut adalah:

a.    Karena dapat mengarah sistem cronyism dalam pengangkatan seseorang dan bisa bertentangan dengan tujuan-tujuan social equity atau efficiency dari instansi-instansi.

b.    Karena bisa membatasi hak-hak pegawai

c.    Dapat secara tidak adil mengeluarkan nama-nama dari para pelamar yang telah ada lebih dahulu dalam daftar

Pandangan lain berpendapat bahwa melalui teknik ini instansi memungkinkan untuk mewawancarai dan melakukan praseleksi terhadap pelamar yang memenuhi tuntutan kualifikasi. Dengan demikian akan dapat menekan biaya terutama biaya surat menyurat.

E.       Alasan Mengadakan Proses Rekrutmen

Ada beberapa alasan yang mendorong suatu organisasi melakukan rekrutmen pegawai:

1.    Berdirinya organisasi baru

2.    Adanya perluasan kegiatan organisasi

3.    Terciptanya pegawai-pegawai dan kegiatan-kegiatan baru

4.    Adanya pegawai yang pindah ke organisasi lainnya

5.    Adanya pegawai yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat sebagai tindakan punitif

6.    Adanya pegawai yang berhenti karena memasuki usia pensiun

7.    Adanya pegawai yang meninggal dunia

KESIMPULAN

Melalui rekrutmen organisasi dapat melakukan komunikasi dengan pihak-pihak tertentu untuk memperoleh sumber daya manusia yang potensial, sehingga akan banyak pencari kerja dapat mengenal dan mengetahui organisasi yang pada akhirnya akan memutuskan kepastian atau tidaknya dalam bekerja. Rekrutmen adalah kegiatan mencari, menarik pekerja baru yang memiliki kemampuan, keahlian dan pengetahuan serta memenuhi syarat tertentu dari suatu organisasi untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.

Tujuan rekrutmen sering disebutkan adalah memikat sekumpulan besar pelamar kerja, namun kumpulan-kumpulan pelamar tersebut sedemikian besarnya sehingga sangat mahal biaya untuk pemrosesan.

Berbagai penelitian dan pengalaman banyak orang dalam hal rekrutmen menunjukkan bahwa kendala yang biasa dihadapi itu dapat mengambil tiga bentuk, yaitu kendala yang bersumber dari organisasi yang bersangkutan sendiri, kebiasaan para pencari tenaga kerja sendiri dan faktor-faktor eksternal yang bersumber dari lingkungan dimana organisasi bergerak.

Perekrutan pegawai yang dilakukan oleh organisasi publik maupun swasta mengenal tiga teknik rekrutmen yaitu Centralized Recruitment Techniqiue (Teknik Rekrutmen yang Disentralisasikan), Decentralized Recruitment Techniqiue (Teknik Rekrutmen yang Didesentralisasikan), dan teknik Name Request (kombinasi antara politik dan pelayanan sipil).

Organisasi publik perlu mengadakan proses rekrutmen karena berbagai alasan. Ada beberapa alasan yang mendorong organisasi melakukan rekrutmen yaitu: berdirinya organisasi baru, adanya perluasan kegiatan organisasi, terciptanya pegawai-pegawai dan kegiatan-kegiatan baru, adanya pegawai yang pindah ke organisasi lainnya, adanya pegawai yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat sebagai tindakan punitif, adanya pegawai yang berhenti karena memasuki usia pensiun dan adanya pegawai yang meninggal dunia.